Segundo, Charles Duhigg no best seller, O Poder do Hábito, é preciso um olhar externo para que consigamos entender e mudar vários processos que muitas vezes atrapalham nosso dia a dia, e assim também acontece com as empresas.

Dificilmente uma equipe interna de uma indústria vai conseguir detectar onde estão seus gargalos e pontos a serem melhorados sem deixar de lado hábitos arraigados. Os detalhes ignorados - e que vão se acumulando, se refletem em perdas de lucratividade e produtividade.

Essas falhas silenciosas acontecem nos detalhes que, pelo ritmo de produção, passam a ser impossíveis de serem detectadas: “É por isso que a terceirização funciona muito bem. Com um trabalho sério, feito com profissionais de fora da empresa, fica mais fácil melhorar a autonomia técnica sem ter que parar alguém da equipe interna, sem parar a produção” explica Renato Pádua, Gerente Comercial da CWBem.

Como essa mudança acontece?

Com a terceirização é possível mapear, aprimorar e automatizar processos de qualquer empresa. A indústria está constantemente procurando maneiras de aumentar a produtividade em conjunto com redução de custos, mas para que essa equação funcione, todo o processo precisa ser otimizado - e para alcançar este patamar, a terceirização é um caminho que faz todo sentido.

“Existe uma natural dificuldade na visão “interna” de se conseguir detectar e sugerir mudanças, até para evitar possíveis atritos ou conflitos. As organizações operam sem refletir sobre seus processos ou, até pior, sem terem ideia do que está acontecendo. O olhar de fora é independente e isento, portanto qualquer problema será apontado sem emoções e todas as mudanças serão feitas baseadas em análises técnicas e observações”

O caminho para otimizar

Renato elenca o melhor caminho para alcançar o melhor resultado na organização de uma indústria, do ponto de vista da terceirização, criando um fluxo de trabalho mais eficiente.

1 - Mapeamento inicial do processo

Mapear a situação atual é a forma de fazer o levantamento documental de como acontece a realização das atividades. Este momento inicial serve para esquematizar detalhadamente todo o processo envolvendo definição de processos, detalhamento das atividades e pessoas envolvidas - com etapas documentadas.

“Para este mapeamento podemos utilizar questionários, observação na operação de cada processo, entrevistas com cada colaborador e reuniões com todos os setores. Começamos, desta maneira, a formalização do cenário atual e identificação do que pode ser melhorado.”

2 - Redesenho do processo

Com o mapeamento, a próxima etapa é redesenhar todo o processo identificando tudo que pode ser melhorado: “O redesenho do processo envolve minimizar o retrabalho, automatizar atividades possíveis, padronizar rotinas e até mesmo reduzir ou excluir atividades que só servem para perder tempo. É com esse redesenho que conseguimos melhorar a comunicação entre áreas e definir quem vai fazer o que a partir de então.”

3 - Criação da modelagem técnica

Sabendo o que pode ser feito, o próximo passo é criar uma modelagem visual - ou gráfica - de como seria o fluxo de atividades do novo modelo de processo: “É a transcrição de todos os processos, listando as novas etapas de uma maneira que todos compreendam o que vai acontecer.”

4 - Começo da implementação e implantação

Para automatizar o processo devidamente mapeado, redesenhado e modelado, é necessário trabalhar com a integração de áreas e com os sistemas da empresa. A implantação é o próximo passo, com o processo já alinhado e pronto para testar: “É a homologação para executar, monitorar e administrar se todos os fluxos estão alinhados para seguir operando. A passagem de bastão da equipe terceirizada para a própria empresa precisa ser feita com muito cuidado - sempre de olho nos detalhes que farão a empresa funcionar com a forma desejada”

Lembrando que o mais indicado é observar este processo por um período pré-definido junto a cada cliente para realizar os devidos ajustes do seu funcionamento.

5 - Melhoria contínua

Com todo o processo nas mãos da empresa, a manutenção da qualidade é a meta. A constante análise faz com que o objetivo seja mantido e os resultados sejam aperfeiçoados com atualizações: “Com o trabalho bem feito, basta seguir as orientações e manter o novo padrão de operação. Mas, claro, é fundamental ver novas ferramentas, outras soluções que possam surgir com o passar do tempo e trazer coisas diferentes, mantendo e aprimorando o trabalho criado,” completa Renato.